Hoe zit het registratieproces voor ambassadeurs in elkaar?

Dit artikel gaat in over de verschillende registratie flows voor ambassadeurs. Employbrand kent verschillende flows voor de registratie via zowel de mobiele app als via de webapplicatie. Let op, dit artikel is verdiepend en bevat complexere informatie over de flows en uitzonderingen. Het is niet nodig om de inhoud van dit artikel integraal te begrijpen om gebruik te kunnen maken van uitnodigingen en ambassadeursinstellingen als beheerder.

Registratie formulier stappen

Het aanmelden als ambassadeur kent meerdere stappen. In de basis zijn deze (zowel voor de webapplicatie als de mobiele app) als volgt:

1a. Basis gegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord)
1b. Single Sign-On & basis gegevens (naam, e-mailadres)
2. Omgevingen (optioneel indien er meerdere omgevingen zijn)
3. Interesses
4. E-mail verifiëren
5. Wachten op organisatie toestemming

Er zijn diverse flows, maar om het behapbaar te houden kijken we in dit artikel naar de 7 meest voorkomende flows. Hieronder staan beschreven per flow welke stappen er doorlopen moeten worden op het registratie scherm.

Verificatie toegelicht

Bij het registeren hangen de verificatie stappen (4 & 5) af van welke flow er gebruikt wordt, maar ook op basis van de beleidsregels die op organisatie zijn opgegeven. Hieronder staat nog een matrix met wanneer bepaalde verificatie nodig is.

Bij punt 1) en punt 2) gaat het over de optie ‘Automatisch goedkeuren o.b.v. e-maildomein’ die te vinden is onder ‘Instellingen > Algemene instellingen’. Hierbij wordt gekeken naar het e-maildomein van het e-mailadres. Als voorbeeld: bij jan@employbrand.nl is employbrand.nl het e-maildomein. Indien deze terug komt in de lijst voor automatisch goedkeuren, zal deze automatisch toestemming krijgen vanuit de organisatie (linker kolom).

Toestemming geven namens organisatie

Indien een persoon toestemming nodig heeft om ambassadeur te worden, moet dit door beheerders gegeven worden. Op het moment dat een persoon hierop wacht, wordt er automatisch een mail gestuurd naar de e-mailadressen die zijn ingesteld voor dit notificatie type (onder instellingen). Alle beheerders (met de juiste rechten) kunnen deze personen ook inzien via ‘Ambassadeurs > Wachtend op toelating’. Door op deze pagina te klikken op een registratie, kan het deze geaccepteerd of afgewezen worden.

Op de pagina ‘Wachtend op toelating’ staan ook de registraties waarbij het e-mailadres nog niet bevestigd is. Deze verzoeken kunnen op dat moment alleen afgewezen worden. Indien een persoon geen mail heeft ontvangen, kan het verzoek het beste afgewezen worden, waarna deze persoon zich opnieuw kan registreren.