In sommige gevallen kan het nuttig zijn om een grote groep personen in één keer uit te nodigen om ambassadeur te worden. Hiervoor zitten er twee import mogelijkheden in Employbrand ingebouwd. De eerste is ‘Bulk verzenden’ de tweede ‘Stil importeren’. De twee mogelijkheden lijken erg op elkaar, behalve dat er bij het stil importeren geen mails (voor zowel de initiële uitnodiging, als de herinnering) verzonden zullen worden. Dit kan erg praktisch zijn in de beginfase van Employbrand. Zo is het mogelijk om op een later moment een aangepaste mailing te sturen naar alle uitnodigingen met de aanmeld-url. Lees hier meer over het versturen van mailings.

Hoe werkt het importeren?

Vrij eenvoudig. Navigeer naar ‘Ambassador > Uitnodigingen’ en open het extra menu rechts bovenin. Hier kan je kiezen voor ‘Bulk verzenden’ of ‘Stil importeen’. In dit voorbeeld gaan we even uit van Bulk verzenden.

In het proces zijn een aantal stappen:

1. Upload een CSV of Excel bestand
2. Velden definieren
3. Controleren en verzenden

In stap 1 moet het bestand geüpload worden. Wij hebben een voorbeeld bestand ontwikkeld dat hier gedownload kan worden. Een import bestand moet beschikken over de kolommen ‘Voornaam’, ‘Achternaam’, ‘E-mailadres’ en ‘Taal’ (de volgorde is irrelevant). Het format van de Taal is heel belangrijk, omdat de ambassadeurs anders niet geïmporteerd kunnen worden. De juiste waardes zijn:

Nederlands -> nl-NL
Engels -> en-GB
Pools -> pl-PL
Frans -> fr-FR

Zodra het bestand in stap 1 geüpload is, kunnen in stap 2 de waardes gedefineerd worden. Dit is simpelweg het koppelen van het import bestand aan de Employbrand waardes. Hierbij moet dus de kolom ‘Voornaam’ met de kolom ‘Voornaam’ gematcht worden. Als dit gebeurd is komt er in stap 3 een confirmatie naar voren, waar een voorvertoning wordt getoond van de personen die een uitnodiging zullen ontvangen. Als dit allemaal klopt, kan je op ‘Uitnodiging verzenden klikken’.

Import terugdraaien

Is een import niet goed gegaan, doordat er bijvoorbeeld een verkeerd bestand gebruikt is? Geen ramp, de import valt binnen 15 minuten terug te draaien via de import popup. Let op, uitnodigingen worden wel verwijderd, maar eventueel verzonden mails blijven verzonden. Dit kan helaas niet teruggedraaid worden.

Niet alle records komen terug in de voorvertoning?

Dit kan meerdere redenen hebben. Meestal komt het voor dat er een verkeerde taal gebruikt is, bijvoorbeeld ‘Nederlands’ in plaats van de technische term ‘nl-NL’. Ook kan het voorkomen dat de persoon in kwestie al een ambassadeur is (of uitnodiging heeft ontvangen) op het betreffende e-mailadres. Blijft het fout gaan? Neem dan gerust contact met ons op.